Assistant virtuel : Presque toutes les entreprises ont des tâches banales à accomplir. Il s’agit de tâches qui prennent du temps et de l’énergie, mais qu’il vaut mieux confier à quelqu’un d’autre pour que vous puissiez vous concentrer sur l’activité principale de votre entreprise.
De nombreux chefs d’entreprise cherchent des moyens d’économiser de l’argent et d’accroître leur productivité afin de pouvoir se consacrer à des tâches plus importantes. L’un des moyens d’y parvenir est d’engager un assistant virtuel.
Il est possible d’économiser des heures de travail par jour en faisant appel à des assistants virtuels, mais uniquement si vous utilisez des normes industrielles pour les systèmes de formation qui facilitent la délégation. Embaucher un assistant virtuel semble être une solution facile, mais comment savoir si c’est la bonne décision ?
Cet article vous donnera toutes les informations dont vous avez besoin sur l’embauche d’un assistant virtuel, sur les raisons pour lesquelles cela est bénéfique pour votre entreprise et sur les questions à poser lors des entretiens avec les candidats potentiels.
Qu’est-ce qu’un assistant virtuel et que fait-il ?
Un assistant virtuel est également appelé VA ou assistant de sauvegarde. Il s’agit généralement d’un travailleur indépendant ou d’une entreprise qui fournit des services d’assistant virtuel tels qu’assistant administratif, technique ou autre. Une AV peut être employée par un particulier pour gérer ses affaires personnelles, comme faire des courses, rédiger du contenu ou fournir une assistance technique dans des domaines spécifiques.
Gestion de l’agenda, des réunions et du calendrier : Vous pouvez engager une AV pour gérer vos tâches personnelles telles que votre emploi du temps, vos réunions, la prise d’appels téléphoniques, les appels entrants et la gestion d’événements. Voici une liste des tâches qu’un assistant de sauvegarde peut effectuer :
Marketing par courriel ou gestion des courriels : Vous pouvez engager un assistant personnel pour gérer vos courriels pendant que vous êtes occupé à d’autres tâches. Par exemple, envoyer des courriels à des clients potentiels ou répondre à vos clients satisfaits en votre nom.
Gestion de projets : L’AV peut aider à suivre les projets et à obtenir des mises à jour sur les progrès réalisés dans le cadre de chaque projet. Par exemple, l’état d’avancement du projet, les statistiques, le compte de résultat et bien plus encore.
Tâches administratives telles que la saisie de données ou la recherche : De nos jours, de nombreuses recherches sont effectuées en ligne, c’est pourquoi le fait d’engager une personne capable d’effectuer la saisie de données pour les rapports de manière efficace permettra de gagner du temps et de l’argent.
Service à la clientèle/assistance : S’il vous est difficile de répondre rapidement aux demandes des clients en raison de votre charge de travail, vous trouverez peut-être qu’une AV vous assistera mieux dans cette tâche que vous-même, car elle dispose de plus de temps dans sa journée en raison de l’absence de travail personnel.
Prise de notes : Invitez vos assistants personnels à participer à la réunion afin qu’ils puissent noter les principaux points de la réunion pour que vous puissiez les passer en revue.
Campagnes de marketing : Si vous souhaitez augmenter votre chiffre d’affaires, recherchez un AV qui a de l’expérience en marketing et qui peut vous aider à rechercher les meilleurs moyens d’utiliser les médias sociaux ou même les campagnes d’e-mailing, ainsi que d’autres méthodes publicitaires qui fonctionnent actuellement.
Marketing numérique : Votre AV peut effectuer des tâches de marketing numérique comme le référencement, la gestion des médias sociaux, la création de contenu sur une base quotidienne. Dans le domaine de la gestion des médias sociaux, une AV peut gérer des publicités payantes sur des plateformes de médias sociaux telles que Facebook et Instagram.
Rédaction de contenu : La création de contenu pour les blogs est également très importante et dans ce domaine, une personne effectue une grande variété d’emplois d’assistant virtuel sur une base régulière.
Toute autre tâche nécessaire à la gestion de votre entreprise mais qui ne contribue pas directement à l’augmentation des revenus ou à l’introduction de nouvelles stratégies.
Quel est le montant à payer ?
Vous pouvez verser à votre AV un salaire mensuel si vous avez besoin d’elle à temps plein, ou convenir d’un taux horaire et la rémunérer en fonction de vos besoins. L’un des avantages de l’utilisation d’une AV est la flexibilité qu’elle offre.
Un assistant personnel est différent d’un assistant virtuel. L’assistant personnel travaille presque comme un assistant à temps plein et accomplit une variété de tâches. En revanche, une AV effectue des heures de travail à un tarif forfaitaire dans un lieu éloigné.
Il existe une sélection d’outils de gestion de projet que vous pouvez utiliser pour suivre leurs heures de travail lorsqu’ils travaillent virtuellement. Time Doctor, par exemple, ne se contente pas d’enregistrer le travail effectué par votre AV, mais prend également des captures d’écran de son ordinateur afin que vous puissiez vérifier qu’il travaille sur vos tâches au moment où il le prétend. Vous devez déterminer à l’avance les heures de travail dont vous avez besoin et demander à votre équipe virtuelle de s’y conformer.
Comment tirer le meilleur parti d’un assistant virtuel
Certaines personnes trouvent qu’il est difficile de gérer toutes leurs tâches au cours de la journée. Elles engagent donc une autre personne, appelée assistant virtuel ou AV, pour effectuer certaines tâches supplémentaires en leur nom, ce qui leur permet d’économiser du temps et de l’argent.
Pour cela, vous devez comprendre qu’un assistant virtuel n’est pas un robot, et vous devez être clair sur les tâches qui relèvent de sa compétence.
Il convient ensuite de se demander combien de temps prend chaque tâche, ce qui peut varier énormément d’une heure à plusieurs heures, voire, dans des cas extrêmes, à plusieurs jours si les informations sont suffisantes pour permettre à quelqu’un d’autre de s’en acquitter correctement.
Pour tirer le meilleur parti de votre AV, vous devez également garder à l’esprit que ses compétences peuvent ne pas correspondre aux vôtres, avec des niveaux d’expérience différents, mais aussi, et surtout, des mentalités différentes.
Supposons que vous ayez engagé quelqu’un pour le marketing et que cette personne ne soit même pas au courant, comment pourrait-elle faire le travail pour vous ? Vous devez donc préciser à l’avance les tâches que vous souhaitez accomplir, ainsi que les compétences et l’expérience que votre AV doit posséder.
De nos jours, de nombreuses personnes recherchent un assistant pour les aider à effectuer certaines de leurs tâches et travaux de routine afin qu’elles puissent consacrer plus de temps à d’autres choses importantes, comme la famille ou le développement de leur entreprise.
Mais il est parfois difficile d’engager quelqu’un d’autre parce que nous ne savons pas vraiment quelle est l’expertise de cette personne, et aussi s’il y a des fraudeurs qui pourraient simplement prendre notre argent sans rien faire du tout. Il convient donc d’être vigilant et de faire preuve de bon sens pour se prémunir contre ce risque.
Où trouver des assistants virtuels ?
Il est facile de trouver l’assistant virtuel qui vous convient, mais il faut y consacrer un peu de temps. Il y a de nombreuses façons d’en trouver un. La première consiste à demander à des amis et à la famille, la seconde à utiliser un moteur de recherche (Google) ou un site de médias sociaux, et la troisième à rechercher des sociétés d’assistants virtuels spécialisées dans ce type de travail.
Vous pouvez poster sur des groupes Facebook pour ce type de travail et demander si quelqu’un connaît un bon assistant dévoué. La plupart des AV professionnelles sont originaires d’Amérique centrale, des Philippines, d’Inde et du Pakistan.
Certaines entreprises se spécialisent dans ce type de service, ce qui vaut la peine d’être étudié, car vous entrerez dans les détails pratiques avec quelqu’un qui peut mettre son expertise à votre service pour vous faciliter la vie.
Il est donc plus probable qu’ils sachent ce qu’ils font et comment le faire correctement, car on n’embauche pas quelqu’un simplement parce qu’il s’intéresse à quelque chose ou qu’il aime l’idée de travailler à domicile à l’occasion.
Un certain niveau de connaissances étant généralement requis, il est préférable de s’adresser à une personne qui travaille depuis un certain temps et qui sait de quoi elle parle dans des domaines tels que le marketing, les réseaux de médias sociaux, la comptabilité, etc.
Le recours à une agence peut vous faire gagner beaucoup de temps et vous épargner des tâtonnements.
Trouver des VA sur les plateformes de freelancing
Une autre source est constituée par les plates-formes de freelancing, vous pouvez trouver un VA auprès des sociétés d’externalisation sur les sites web de freelance. Vous pouvez publier une offre d’emploi d’assistant virtuel afin de trouver le meilleur assistant virtuel.
Vous pouvez ainsi obtenir la meilleure assistance et savoir avec qui vous travaillez, ce qui est important lorsqu’il s’agit de protéger à la fois vos informations et les leurs. Vous pouvez consulter les profils sur ces sites et voir leur expérience antérieure.
Cela permet également de s’assurer qu’ils ont un historique solide avant de les engager car il y a généralement un processus de contrôle mis en place par le propriétaire du site ou le freelance avant qu’ils ne soient acceptés sur leur plateforme, ce qui explique pourquoi il s’agit d’une option idéale si vous avez besoin de services d’AV aujourd’hui.
La dernière option consiste à publier des annonces dans des endroits où les personnes à la recherche d’un emploi peuvent se rendre en ligne et indiquer le type de travail qu’elles souhaitent effectuer (ex : Craigslist).
Les avantages d’un assistant virtuel
Les avantages liés à l’embauche d’un assistant de bureau virtuel sont plus nombreux qu’il n’est possible de l’énumérer ici.
Réduction des coûts de main-d’œuvre : Le coût d’un assistant est partagé avec l’entreprise, et non avec une seule personne. Cela signifie que les coûts de main-d’œuvre sont beaucoup moins élevés que l’embauche d’une personne à temps plein.
Comme la plupart des AV proviennent de pays du tiers-monde, elles sont également en mesure de travailler à des tarifs inférieurs à ceux que coûterait l’emploi d’une personne de votre communauté locale.
En outre, comme les assistants virtuels travaillent depuis leur propre bureau à domicile plutôt que de se rendre au bureau tous les jours, ils peuvent généralement être engagés pour moins d’heures par semaine, tout en accomplissant davantage de tâches parce qu’ils ont moins de distractions à la maison.
Productivité accrue : En engageant une AV, vous augmentez votre productivité en confiant la gestion de vos tâches quotidiennes à quelqu’un qui vous libère du temps.
Lorsqu’un assistant virtuel prend en charge certaines de ces tâches routinières tout en offrant une attention plus personnalisée, les employés peuvent se concentrer sur d’autres projets essentiels qui ont un impact sur leur productivité globale au travail.
Flexibilité accrue : Vous pouvez accroître la flexibilité de votre emploi du temps en engageant un assistant virtuel.
En effet, ils travaillent à partir de leur bureau à domicile et les horaires sont flexibles en fonction de ce qui doit être fait, de sorte qu’il n’y a pas d’heure fixe de début ou de fin d’exécution des tâches.
Amélioration de la qualité du travail : Les AV professionnelles fournissent le meilleur service qui soit, adapté à vos besoins. Ils peuvent vous aider de manière plus personnelle et personnalisée, ce qui améliorera la qualité du travail effectué. Leur expérience dans un domaine spécifique peut vous permettre d’accéder à des compétences que vous ne possédez pas vous-même.
L’embauche d’assistants virtuels présente de nombreux avantages, notamment l’amélioration du moral des employés parce qu’ils sont moins stressés, la réduction des coûts liés au paiement des heures supplémentaires du personnel et au maintien de sa motivation, une plus grande disponibilité lorsque les assistants virtuels travaillent à domicile plutôt qu’au bureau.
Résumé
Nous espérons que cet article vous a aidé à décider comment tirer le meilleur parti d’un assistant virtuel. N’oubliez pas que ce n’est pas parce qu’ils sont à distance qu’ils ne peuvent pas effectuer certaines des tâches les plus banales pour vous. Cela vous permettra de libérer du temps et de l’énergie pour vous concentrer sur ce qui est vraiment important pour la croissance de votre entreprise. L’embauche d’un assistant virtuel peut être un excellent investissement pour votre entreprise.
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